この章の内容は次のとおりです。
ワークフローは、タスクをユーザー(またはユーザーのグループ)間で順次受け渡す自動化プロセスです。各割当先がタスクに(承認するなどして)対処すると、最終結果が達成されます。
作業の実行に使用する一部のページで、ワークフロー・タスクが見つかる場合があります。その他の場合は次のとおりです。
「ワークリスト: 通知および承認」ページ(「ワークリスト」作業領域)を使用して、ワークフロー・タスクを表示または処理します。
同じタスクに関する通知をEメールおよびグローバル領域で取得します。
自分や他の人が作成したタスクに対応する必要がある場合に、通知を受けます。たとえば、次のようになります。
経費精算書を送信すると、承認者にルーティングされるワークフロー・タスクが自動的に作成されます。たとえば、承認者から、経費に関する詳細情報を求めてタスクが返送されたり、経費精算書に対する払戻を受ける場合に、通知を受けます。
管理者の場合は、従業員が経費精算書を送信し、それらの経費精算書を承認または否認する番が回ってくると通知を受けます。
ワークフロー・タスクの状態は、承認プロセスのどの段階にあるかを示します。タスクを割り当てられた場合、そのタスクで実行できることは、そのタスクが何であるか、およびその現在の状態などの多数の要因によって異なります。
次の表では、ワークフロー・タスクで実行可能ないくつかの処理について説明します。
| 処理 | 説明 |
|---|---|
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アドホック・ルーティング |
承認者をタスクに追加します。 |
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承認 |
タスクを承認し、そのタスクは完了するか、または次の承認者に渡されます。 |
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要求 |
タスクが現在グループに割り当てられている場合は、タスクを自分で処理できるように自分自身に割り当てます。 |
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サブタスクの作成 |
完了する必要がある子タスクを元のタスクの一部として作成します。 |
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委任 |
タスクを、自分のかわりに実行する他の人に渡しますが、そのタスクは自分に割り当てられたままとなります。 |
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消去 |
タスクをクローズし、そのタスクを受け取ったことを承認します。この通知は情報のみを目的としているため、処理を実行する必要はありません。 |
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エスカレート |
直属の上司にタスクを再割当します。 |
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差し戻し |
前の承認者にタスクを再割当します。 |
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再割当 |
選択した他の人にタスクを再割当します。 |
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否認 |
タスクを否認し、そのタスクの作成者に最終状態で返送します。 |
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リリース |
グループ内の他の承認者がタスクを要求できるようにします。 |
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更改 |
タスクの期限切れが近い場合に、自分がそのタスクを処理する時間を追加します(デフォルトは7日)。 |
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情報の要求 |
タスク作成者または前の承認者に詳細情報を要求します。 |
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再開 |
一時停止したタスクを再開し、そのタスクに対する作業を続行します。 |
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現在の割当のスキップ |
次の承認者にタスクを再割当します。 |
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情報の送信 |
タスクに関して要求された情報を送信します。 |
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一時停止 |
タスクが再開されるまで、保留状態にします。その間は、その処理が誰にも割り当てられません。 |
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取下げ |
ワークフローからタスクを削除します(自分がそのタスクを作成した場合にのみ実行可能)。 |
次の表では、ワークフロー・タスクの可能な状態の一部について説明します。
| 状態 | 説明 |
|---|---|
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割当済 |
タスクが自分に割り当てられ、処理を待機しています。 |
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完了 |
ワークフローの最終ユーザーがタスクへの対処を完了しました。 |
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エラー |
タスクにエラーがあり、リカバリできません。 |
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期限切れ |
現在の割当先は、定義された更改期間内にタスクに対処しませんでした。 |
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情報要求済 |
割当先は、ユーザーからの詳細情報を要求しています。 |
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中断 |
タスク作成者によってタスクが保留状態になり、対処する人が割り当てられていません。 |
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取下済 |
タスク作成者がワークフローからタスクを削除しています。 |
グローバル領域の「通知」をクリックし、検索を実行すると、30日より古い通知はリストから自動的に削除されます。